Los datos de tus clientes y la Ley 25.326: qué tiene que hacer tu local
Si tu local guarda nombres, teléfonos o cumpleaños, tiene una base de datos. Qué piden los artículos de la Ley 25.326: aviso, consentimiento, bases y derechos.
Esto no es asesoramiento legal
Es una lectura de la Ley 25.326 de Protección de los Datos Personales (texto actualizado de InfoLEG, leído el 2 de octubre de 2026), escrita para que el dueño de un local sepa qué le toca y qué preguntar. Las frases entre comillas son textuales de la ley. Para tu caso, consultá con tu abogado o tu contador.
La respuesta corta
Si tu local guarda el nombre, el teléfono, el correo o el cumpleaños de sus clientes, tiene una base de datos personales y la Ley 25.326 se aplica. Da igual que sea un programa de sellos, una lista de WhatsApp, el cuaderno de reservas o un Excel en la compu de la caja.
Lo que pide, en seis puntos:
- Avisar antes de juntar los datos: para qué y quién es el responsable (art. 6).
- Tener el consentimiento del cliente, salvo las excepciones de la ley (art. 5).
- Pedir sólo lo necesario y usarlo sólo para eso (art. 4).
- Cuidarlos: que no se pierdan ni los vea quien no tiene que verlos (arts. 9 y 10).
- No pasárselos a otros sin consentimiento (art. 11).
- Contestar cuando alguien pide ver, corregir o borrar sus datos (arts. 14 y 16).
Qué es una base de datos, para la ley
El artículo 2 define datos personales como “información de cualquier tipo referida a personas físicas o de existencia ideal determinadas o determinables”. Un nombre con un teléfono ya lo es. Y llama tratamiento a las “operaciones y procedimientos sistemáticos, electrónicos o no” que permitan la recolección, conservación, ordenación, almacenamiento y modificación de esos datos, entre otras.
“Electrónicos o no” quiere decir que un cuaderno con nombres y teléfonos también cuenta.
Quién es el responsable, y quién lo procesa por encargo
La ley llama responsable de archivo, registro, base o banco de datos a la “persona física o de existencia ideal pública o privada, que es titular de un archivo, registro, base o banco de datos” (art. 2). En un programa de clientes, el responsable es el local: es su base, son sus clientes, y decide para qué se usan.
Si usás un sistema de otro (una aplicación de sellos, un sistema de reservas, una planilla en la nube), ese proveedor trata los datos por cuenta del local. La ley no usa la palabra “encargado”, que es como se lo suele llamar; lo regula en el artículo 25, que dice que esos datos “no podrán aplicarse o utilizarse con un fin distinto al que figure en el contrato de servicios, ni cederlos a otras personas”, y que al terminar el servicio “deberán ser destruidos, salvo que medie autorización expresa”.
En la práctica: el proveedor no puede usar tu base para mandarle publicidad propia a tus clientes, ni juntarla con la de otro local. Si el contrato o las condiciones del proveedor no lo dicen claro, preguntalo.
Avisar antes: lo que tiene que decir el alta
El artículo 6 pide que, cuando se recaban datos, se informe a la persona “en forma expresa y clara”:
- Para qué se usan los datos y quiénes los pueden recibir.
- Que existe la base, y quién es el responsable.
- Qué datos son obligatorios y cuáles opcionales.
- Qué pasa si los da, si no los da o si son inexactos.
- Que puede pedir el acceso, la rectificación y la supresión.
Además, la Resolución AAIP 14/2018 pide incluir una leyenda, palabra por palabra:
“La AGENCIA DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, en su carácter de Órgano de Control de la Ley N° 25.326, tiene la atribución de atender las denuncias y reclamos que interpongan quienes resulten afectados en sus derechos por incumplimiento de las normas vigentes en materia de protección de datos personales.”
Las bases del programa
Un programa de sellos o puntos necesita sus bases: qué se gana, cómo se suma, cuándo vence (si vence) y qué pasa si el programa termina. Es el lugar natural para el aviso del artículo 6. Unas bases cortas y en castellano llano se leen; diez páginas de letra chica, no.
El consentimiento, y cuándo no hace falta pedirlo aparte
La regla está en el artículo 5: el tratamiento es ilícito si el titular no dio su “consentimiento libre, expreso e informado, el que deberá constar por escrito, o por otro medio que permita se le equipare”.
El mismo artículo enumera excepciones. La que más le importa a un local es la del inciso 2, letra d: no hace falta el consentimiento cuando los datos “deriven de una relación contractual, científica o profesional del titular de los datos, y resulten necesarios para su desarrollo o cumplimiento”.
Traducido a un programa de clientes:
| Para qué | Cómo se acepta |
|---|---|
| Lo necesario para el programa: identificarlo, sumarle sellos, darle el premio | Con un aviso claro al anotarse, que remite a las bases |
| Publicidad por fuera del programa: correo, WhatsApp, SMS | Con una casilla aparte, que el cliente tilda (nunca tildada de entrada) |
Para la publicidad, el artículo 27 agrega una regla que no se negocia: la persona “podrá en cualquier momento solicitar el retiro o bloqueo de su nombre”. Que darse de baja sea fácil no es cortesía, es la ley.
Pedir sólo lo necesario, y por cuánto tiempo
El artículo 4 pide que los datos sean “ciertos, adecuados, pertinentes y no excesivos en relación al ámbito y finalidad”, que no se usen “para finalidades distintas o incompatibles” con aquellas para las que se juntaron, y que se destruyan “cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes”.
- Si no vas a mandar correos, no pidas el correo. Cada dato de más es uno más que cuidar.
- Si pedís la fecha de nacimiento, que sea para algo (el saludo de cumpleaños) y que las bases lo digan.
- Una base que juntaste para los sellos no es una base para cualquier cosa. Usarla para otro fin pide avisar y, según el caso, otro consentimiento.
Cuidado con los datos de salud
La ley llama datos sensibles, entre otros, a la “información referente a la salud” (art. 2), y dice que “ninguna persona puede ser obligada a proporcionar datos sensibles” (art. 7). Anotar en la ficha de un cliente que es celíaco o alérgico al maní es guardar un dato de salud. Para atenderlo bien no hace falta: alcanza con una carta que diga qué tiene cada plato.
Cuidar la base
El artículo 9 obliga al responsable a adoptar “las medidas técnicas y organizativas que resulten necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos personales”, y el 10, a guardar secreto, aun después de terminada la relación.
Para un local, eso es bastante concreto:
- Que cada persona del equipo entre con su usuario, y vea sólo lo que necesita.
- Que la planilla de clientes no viva en la compu de la caja, abierta para cualquiera.
- Que la sesión no quede abierta cuando el que la usó se va.
- Que el que deja de trabajar en el local pierda el acceso ese día.
No pasársela a otros
El artículo 11 dice que los datos “sólo pueden ser cedidos para el cumplimiento de los fines directamente relacionados con el interés legítimo del cedente y del cesionario y con el previo consentimiento del titular de los datos”. Compartir la lista de clientes con el proveedor de bebidas para una promo, o con el local amigo, pide el consentimiento de cada cliente.
Cuando un cliente pide ver o borrar sus datos
- Acceso (art. 14): hay que contestar “dentro de los diez días corridos”, y es gratis “a intervalos no inferiores a seis meses”.
- Rectificación, actualización o supresión (art. 16): “en el plazo máximo de cinco días hábiles de recibido el reclamo”.
Conviene decidir de antemano quién lo atiende y por dónde llega el pedido, para que no se pierda entre los mensajes del local.
¿Hay que inscribir la base?
El artículo 21 dice que “todo archivo, registro, base o banco de datos público, y privado destinado a proporcionar informes debe inscribirse en el Registro”. Si una base de clientes de un café está “destinada a proporcionar informes” se discute; lo conservador es inscribirla. Es un trámite del titular de la base, y no tiene costo. Es la pregunta concreta para hacerle a tu abogado o tu contador.
Qué pasa si no se cumple
El artículo 31 prevé sanciones administrativas que van desde el apercibimiento y la suspensión hasta la multa y la clausura o cancelación del archivo. Más allá de la sanción, lo que se pierde primero es la confianza del cliente que se anotó.
La lista para revisar tu local
| Qué | Artículo | ¿Lo tenés? |
|---|---|---|
| Aviso al anotarse: para qué, quién es el responsable, derechos | 6 | ☐ |
| La leyenda de la AAIP | Res. AAIP 14/2018 | ☐ |
| Bases del programa, cortas y a mano | 6 | ☐ |
| Casilla aparte y destildada para publicidad | 5 y 27 | ☐ |
| Sólo los datos que usás | 4 | ☐ |
| Nada de datos de salud en la ficha del cliente | 7 | ☐ |
| Accesos por persona, y fuera el que se va | 9 y 10 | ☐ |
| El proveedor no usa ni cede tu base | 25 | ☐ |
| Quién atiende los pedidos de acceso y borrado | 14 y 16 | ☐ |
| Decidir si se inscribe la base | 21 | ☐ |
Cómo lo resolvimos en Tap4r
En Tap4r Sellos, el responsable de la base es el local y Tap4r la trata por su encargo, como dice el artículo 25: no la vendemos, no la usamos para publicidad propia y un local no ve que la misma persona va a otro. Cada programa tiene sus bases con el aviso del artículo 6 y la leyenda de la AAIP, que el cliente acepta al anotarse; los avisos del local en la tarjeta de la Wallet son parte del programa y tienen tope, y la casilla de novedades por otros canales viene destildada. Cómo pensar el resto del programa está en cómo armar una tarjeta de sellos y en cómo fidelizar clientes en un restaurante.
Si sos contador o asesor de locales
Podés enlazar esta nota a tus clientes. Las citas son textuales del texto actualizado de la Ley 25.326 en InfoLEG y de la Resolución AAIP 14/2018, con la fecha de lectura arriba. Si encontrás algo para corregir, escribinos a hola@tap4r.com y lo corregimos con la fuente.